FŐOLDAL | ERP | Le akarod cserélni ERP rendszered? Lehet, hogy van egyszerűbb megoldás

Le akarod cserélni ERP rendszered? Lehet, hogy van egyszerűbb megoldás

Szerző: 2019. október 27.

Van egy működő ERP rendszered, amivel sokszor, sok helyen gond van? Olykor nagyobb problémák, máskor bosszantó apróságok? Folyamatosan energiát vesz el a kollégáidtól és tőled is a rendszer üzemeltetése? A plusz igényeid lassan és költségesen készülnek el? Mire bekerül egy módosítás gyakran már meg is találtad a kiskaput, ami szükségtelenné teszi azt? 

Ha magadra ismertél a fentiekben, akkor nyugodj meg, nem evezel egyedül ebben a csónakban. Sőt bizton állítom, hogy ez a normális egy testreszabott vállalatirányítási rendszer esetén. A megoldás legtöbbször mégsem a teljes rendszer lecserélése, sokkal inkább a hibás folyamatok áthidalása, valamint az automatizálás és kontrolling erejének a használata. 

Mindehhez a kulcs egy másik szoftver, melynek neve üzleti intelligencia vagy BI (Business Intelligence). A jó hír pedig, hogy bevezetése mondhatni standard fogfehérítés a komplett állcsontsebészeti műtéthez képest, és az ára pusztán töredéke egy komplex ERP költségeinek.

Amennyiben éppen gondolkozol rajta, hogy lecseréld meglévő vállalatirányítási rendszeredet, úgy a legjobbkor olvasod ezeket a sorokat! Ne aggódj, szó sincs arról, hogy rá akarnálak beszélni bármely más vállalatirányítási rendszerre. Mi több, annak ellenére, hogy a Dyntell fő bevételi forrása ERP rendszerek bevezetése, le is szeretnélek beszélni arról, hogy lecseréld a meglévő szoftveredet! 

Amikor a váltás elkerülhetetlen 

Noha vannak olyan helyzetek, amikor a váltás elkerülhetetlen és szükséges, ez az alternatíva csak az esetek kis részében térül meg: szerencsésebb, ha a meglévő rendszeredet alakítod úgy, hogy jobban kiszolgálja a vállalkozásod igényeit.

Egy ERP bevezetése vitathatatlanul hosszú és pénzügyileg megterhelő folyamat, és bármit is ígérjen a másik rendszer értékesítője, biztos lehetsz benne, hogy az új rendszer bevezetése is költséges és fáradságos időszak lesz.

Az ERP bevezetésnek két fontos feladata van a cégednél: 

  • A vállalati folyamatok kialakítása
  • Az adatok felvitele

Ha ez a két cél – legalább kis mértékben – teljesült a bevezetés során, akkor nincs teljesen veszve az ügy. Ugyanis mind a folyamatot, mind az adatok bevitelét lehet még finomhangolni a továbbiakban kiegészítő eszközökkel (erre alább példákat is írok) vagy az adott rendszeren belül. 

Ülj le és nézd meg más szemszögből a jelenlegi helyzetedet: 

  • a költségeken lehet optimalizálni, 
  • a támogatást nyújtó csapatot le lehet cserélni, 
  • az automatizálást lehet növelni és az információt ki lehet nyerni a meglévő adatokból. 

Mindezekhez nem kell rendszert cserélni! 

Alább találsz némi útmutatást a fájdalompontok kezelésére, de persze nem fogok tudni felsorolni minden lehetséges problémát. Ha nem találod meg magadtól a megoldást, úgy javaslom fordulj előbb független szakértőhöz a helyzeted analizálására, de a csere csak az utolsó lehetőség maradjon.

Testreszabás mizéria

Amikor már azzal keresnek a kollégáid, hogy módosítani kellene a programon, összeszorul a gyomrod, hisz látod magad előtt az újabb több hét kommunikációt és sok százezer, ha nem millió forintos költséget jelent. Pedig muszáj, hisz elvárja a vevő, jogszabályváltozás van, az új középvezetőd szeretné látni azt az adatot is, stb.

Vegyük a legegyszerűbb módosítást: egy egyszerű kimutatásra – pl. kintlévőségek – szeretnél feltetetni egy plusz oszlopot, mert azt is látni akarod, hogy az adott cég, aki tartozik neked milyen éves forgalmat bonyolít nálad. Felveszed a kapcsolatot a vállalatirányítási rendszer fejlesztőjével, megfogalmazod mit szeretnél, mire ők adnak egy igen borsos árajánlatot a megvalósításra. 

Ilyenkor minden bizonnyal úgy érzed, át akarnak vágni és csak a sokadik bőrt is lenyúzni rólad, el kell áruljam – lévén én belülről, a szoftverfejlesztő cég oldaláról látom ezt a folyamatot -, hogy meglehet egyszerűnek tűnik, de ez valóban egy nagyon erőforrásigényes feladat. A fő probléma az ERP adatkezelési filozófiája, ami minden tranzakciókezelő rendszerben azonos: nem arra lett kitalálva, hogy gyorsan és rugalmasan lehessen változtatni a beégetett folyamatokon. 

Végül persze úgy döntesz, megrendeled a plusz oszlopot a kimutatásra, ki is fizeted a díj felét, hogy elkezdjék a munkát, majd vársz, vársz és… vársz. Röpke hetek, hónapok alatt elkészül az új fejlesztés, ám amikor megkapod és teszteled majdnem idegösszeroppanást kapsz: hibásan számol a program. Hiába reklamálsz, a fejlesztő megmagyarázza neked, hogy nem jól specifikáltad az igényedet és úgy is lehetett érteni, ahogy ők számolják ezt az összeget. Majd kezdődik elölről az egész…

Hamarosan bemutatok egy rendszert, melynek segítségével ugyanez a feladat néhány perc, de legfeljebb néhány óra és akár Te magad is meg tudod csinálni. A megoldás mindössze két betű: BI.

“Senki nem tölti a rendszert”

Mire jó egy magánrepülőgép, ha csak áll az udvarodon, mert senki nem tudja vezetni? Bevezettél egy informatikai rendszert, de az alkalmazottaid csak szidják, és állítják, hogy képtelenség használni. Mindezt nyilván számos színes példával találják feléd. Legtöbbször csak néhány olyan ember van, aki nem rögzíti az adatokat, viszont a rendszernek az a tulajdonsága, hogy ha valaki nem követi, mindjárt felesleges is az egész, így értelemszerűen a többiek se fogják használni egy idő után. 

Machiavellitől már több mint 500 éve tudjuk, hogy az új rendszernek elsősorban ádáz ellenségei vannak, akik vesztenek az új bevezetésével és a rendszer bevezetője csak lagymatag támogatásra számíthat azoktól, akik nyerni fognak az újjal. Ez Nálad is pontosan így van. Az embereid könnyebben megtalálják azokat az “okokat”, hogy miért nem tudják használni a rendszert, mivel előtte nem volt szükség az adatok fárasztó adminisztrálására, vagy senki sem nézte, mennyi izzó van raktáron és különben is, az otthoni lámpákba tökéletesen jó, amit levesznek a polcról. 

Keménynek kell lenned, amikor az ERP rendszer használatáról van szó. Mindenkinek kötelezővé kell tenned a használatot és nem szabad elfogadnod a kifogásokat. Ez persze tényleg lehetetlen feladat egy olyan kontrolling rendszer nélkül, ami folyamatosan figyeli az adatokat és azonnal jelzi Neked, ha valami nem úgy került rögzítésre, ahogyan kellett volna.

Például ha van egy olyan szabály, hogy a legkorábbi lejárati idejű festéket kell felhasználni a gyártásban, akkor egy jó BI rendszer riasztást tud küldeni a raktárvezetőnek, amikor valaki olyan festéket akar felhasználni, aminél van régebbi.

A BI workflow automatizálással minden előforduló problémára tudsz egy üzenetet, szabályt, folyamatot definiálni, ami automatikusan lefut, ha az adott hiba vagy probléma ismét jelentkezik.

Csekklista a jelenlegi vállalatirányítási rendszeredhez

Ha már sikerült valamelyest elbizonytalanítani ERP rendszered lecserélése kapcsán, úgy íme egy lista, melynek pontjait meg kell vizsgáld a jelenleginél:

  • Van-e olyan kicsit is hasonló cég, aki használja azt a rendszert?
    Kérj referencialátogatást az ERP szállítódtól (jobb később mint soha). Ha van működő referencia, akkor lehet használni a rendszert és ezt a kétkedő alkalmazottaidnak is megmutathatod.
  • Van-e megfelelő kulcsfelhasználó a cégednél?
    Jobb, ha először a magad portáján kezded el a vizsgálódást. A sikeres bevezetés legfontosabb eleme a Te alkalmazottad, aki koordinálja a bevezetést a cégednél. Fontos, hogy valamelyest rálásson a céged minden folyamatára és rendelkezzen tekintéllyel.
    Ha ez a kulcsfelhasználó Te vagy, akkor a bevezetés teljes kudarcra van ítélve. Miért? Mert Neked cégvezetőként erre egyszerűen nincs időd, és ez nem is a Te feladatod.
  • A döntéseidhez szükséges információkhoz minden adat rögzítődik a rendszerben? Vegyük például az önköltséget: vezesd le papíron vagy Excelben, hogy a szükséges mélységű önköltségszámításhoz milyen adatokra van szükséged. Célszerű, ha nem egy össz-önköltséget, hanem termékenkénti, de legalább termékcsoportonkénti költségeket veszel alapul. Ha találsz olyan alapadatot, ami nem kerül rögzítésre az ERP-ben, akkor azt meg kell oldalni valahogy.
  • Hol vannak a sebek?
    Írd össze azokat a problémákat az ERP-vel kapcsolatban, amik gátolják a használatot vagy amik a problémákat okozzák. Ha összeállt a lista, akkor beszéld ezt meg egy független szakértővel (de lehetőleg ne egy konkurens ERP értékesítőjével, mert azt pontosan tudod, hogy ő mit fog mondani). 

Ha ezeket a lépéseket kipipáltad, akkor felléphetsz a vállalati informatika következő szintjére, vagyis elkezdheted használni az üzleti intelligenciát.

Business Intelligence (BI)

Bármit is jelentsen ez a két betű, majdnem biztos, hogy a megoldás számodra. Egy BI bevezetése határozottan kisebb költséggel jár és rendkívül gyors. Üzemeltetése egyszerűbb, és elég ha a szervezeten belül egy felhasználó ért hozzá mélyebben, nem kell felhasználók tucatjait oktatni és rávenni a rendszer használatára. Míg egy új ERP bevezetése súlyos milliókat és sokszáz óra veszteséget jelent a dolgozóid számára, addig egy BI-al fájdalommentesen be tudod foltozni a lyukakat.

A hiányzó adatokat ezentúl Excelbe is rögzítheted, hiszen egy jó BI onnan is el tudja érni az adatokat, hogy összekösse azokat az ERP adataival. Meglehet, ez a módszer nem túl elegáns, viszont garantáltan működik. Annál elegánsabb, amikor beállítod a teljes kontrollhoz a workflow rendszert, üzeneteket küldve ezáltal azoknak a felhasználóknak (vagy vezetőiknek), akik nem úgy, vagy nem azt csinálják, amit épp kellene.

A meglévő adatokból az információ kinyerése egy rövid oktatás után számodra is sokkal egyszerűbb lesz. Nem kell bonyolult testreszabásokat specifikálni, csak néhányat kattintanod a grafikonon, akár a cégedtől távol a weben vagy a mobilodon.

Persze mielőtt még ebbe is fejest ugrasz, hadd hívjam fel valamire a figyelmedet. Tartsd szem előtt, hogy a jelenlegi ERP rendszered kiválasztásánál bizony Te követted el a legnagyobb hibát, amiért nem voltál elég körültekintő. Arra kérlek, ne kövesd el ezt a hibát újra! 

Teszteld le a BI-t és a szoftver mögött álló csapatot. Add nekik oda egy problémádat, készítsenek rá vizualizációt és küldjék el neked e-mailben! Érdemes komolyan venned ezt a feladatot és olyan kérdést feltenni számukra, ami valóban érdekel, és amit nem lehet triviálisan kinyerni az ügyviteli adatok közül. Egy ilyen feladatnak bele kell férnie az IT cég értékesítési büdzséjébe, vagyis a jobbaknál ezért fizetned sem kell.

Oké, de hogy foltozza be az ERP lyukait ez a BI?

(Vigyázat, erős szakmai tartalom következik!)

Számtalan olyan funkció van, ami ugyan a vállalatirányítási rendszerből is elérhető, de a BI-ban sokkal egyszerűbben és rugalmasabban állítható be. Az ERP fejlesztések lassúak és drágák, a BI riportot viszont Te magad is össze tudod rakni és nem derül ki a végén, hogy nem is így gondoltad.

Néhány példa arra, hogy hogyan lehet foltozni az ERP funkcióhiányait:

  • A kötelező mezők beállítása macerás lehet az ERP-ben, főleg akkor, ha pl. egy új cikk felvitelénél meg kell vizsgálni számos körülményt, hogy az adott mező kötelező-e. Ezért sok ügyfelünk a BI-t használja a kötelező mezők kiváltására: pl. ha úgy kerülnek be a cikkek, hogy nincs könyvelési cikkcsoportjuk vagy kontírozás típus, akkor a beállított riasztás küldi a pénzügyi vezetőnek a hibalistát hetente.
  • Sokszor nincs arra sem lehetőség, hogy egy cég végigkövesse ERP-ben egy vevői rendelés bizonylatláncát. Több rendelésből szállítólevél vagy picklista, több szállítólevélből több számla, ki tudná azt követni, hogy az adott cikk le lett-e valóban számlázva. Van aki tétel/fej szinten akar erre kimutatást, pl. hogy sorban lássák, mely vevői rendelésből melyik szállítólevél készült el, mely picklistából melyik szállítólevél, mely szállítólevélből készült számla, és mindezt egy táblázatban, soronként.
  • Egy másik riport abban segít a könyvelőnek, hogy ellenőrzi, hogy adott bizonylatokhoz tartozó könyvelési bizonylatok megfelelő periódusra esnek-e, illetve hogy egyáltalán minden bizonylat könyvelve van-e. Vannak olyan esetek is, amikor egy BI sokkal rugalmasabb tud lenni, mint az ERP:

– Sok helyen használatos a fizetési felszólítás vagy korosított számla kimutatás. Azért használják BI-ból, mert sokkal több az opció a személyre szabásra.

  • Mások arra kérnek kimutatást, hogy minden értékesítő megkapja a hozzá tartozó ügyfél kifizetetlen számláit, illetve, hogy ezt automatikusan küldje ki a szoftver az e-mail címekre, mindenkinek csak a sajátjait.
  • Másik eset a dolgozókkal kapcsolatos kimutatások, mivel általában több helyen lehet a dolgozó kitöltve, pl: bizonylaton, a bizonylat albizonylatán, szerződésen. BI-ban tudjuk szabályozni, hogy mikor honnan melyik dolgozóval számoljon. Ugyanez érvényes az értékesítőre is. Van olyan cég, ahol az értékesítő lehet, hogy a dolgozó mezőben szerepel, ha az mégis üres, akkor a munkapontnál levő értékesítő, ha az is üres, akkor a cégnél lévő értékesítővel kell számolni.
  • Jutalékrendszerben vagy teljesítménybérnél a fizetések kiszámításánál lehet nagy segítség a BI, hiszen a bért mindenki más rendszer alapján akarja számolni, más képletekkel, feltételekkel.
  • Van olyan ügyfelünk, aki csak azért rendeli be a készleteket egy BI kimutatás alapján, mert a korábbi évek készletmozgásait szereti dinamikusan megjeleníteni.

Egy jó BI-al a riportok elkészítését és a megfelelő emberek számára történő eljuttatását egyszerűen automatizálhatod. Az érzés olyan, mint amikor az Excelben dolgozol: a lehetőségeknek csak a Te képzeleted szab határt.

Ha cikk elején még cserélni akartad az ERP rendszeredet, akkor bízom benne, hogy sikerült megspórolnom Neked néhány millió felesleges költséget!

Tetszett a cikk? Oszd meg másokkal is!

ÉRDEKEL A VÉLEMÉNYED:

EZEK IS ÉRDEKELHETNEK

KAPCSOLÓDÓ CIKKEK

Dyntell Bi üzleti intelligencia rendszer

Ösztönös cégvezetés helyett válaszd az adatelemzést. Hozz megalapozott üzleti döntéseket a megfelelő időben, a megfelelő adatok alapján.

KAPCSOLAT

1117 Budapest INFOPARK, Gábor Dénes u. 2. D/I

4024 Debrecen, Csapó utca 28. Pulykakakas irodaház

info@dyntellbi.hu

KÖVESS MINKET!

ÍRJ NEKÜNK!




Elolvastam és elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot.

Copyright 2019 © Dyntell Magyarország

Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
MI A BAJ AZ ÖSZTÖNÖS CÉGVEZETÉSSEL A MESTERSÉGES INTELLIGENCIA KORÁBAN? - Dyntell BI előadás
2019. július 16. kedd | Hotel Continental, Budapest
Érdekel hogyan tehetsz szert versenyelőnyre az MI használatával?
Gyere el INGYENES előadásunkra!
2019. szeptember 19. csütörtök | Hotel Continental, Budapest
ÉRDEKEL, HOGY MI A BAJ AZ ÖSZTÖNÖS CÉGVEZETÉSSEL?
INGYENES workshopunkon megtudhatod!
Vezetéknév *
Keresztnév *
Email cím *
Telefonszám *
Utolsó nettó éves árbevétel *
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Tevékenység *
A *-al jelölt mezők kitöltése kötelező!
Vezetéknév
Keresztnév
Email
Telefonszám
Utolsó éves nettó árbevétel
Tevékenység
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!
Név
Email
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
A TELJES ESETTANULMÁNY ELOLVASÁSÁHOZ KÉRLEK, IRATKOZZ FEL!
Név
Email
Elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot!