Főoldal » Cégvezetés » Elég jó vezető vagy a céged új szintre emeléséhez?

Elég jó vezető vagy a céged új szintre emeléséhez?

2019. máj 8. | Cégvezetés | 0 hozzászólás

Gino Wickman szerint szinte minden vállalkozó szembesül a cégvezetés során az alábbi 5 frusztrációval (ezek még nem a tesztkérdések)
(https://www.amazon.com/Traction-Get-Grip-Your-Business/dp/1936661837)

  • A kontroll hiánya: Nem tartod ellenőrzésed alatt az idődet, a piacodat, a cégedet. Az üzlet kontrollálása helyett a céged irányít téged.
  • Emberek: Tele van a hócipőd az alkalmazottaiddal, a vevőiddel vagy a szállítóiddal. Úgy tűnik, hogy nem figyelnek rád, nem azt csinálják, amit kellene.
  • Profit: Nincs elég belőle – sohasem!
  • Plafon: Megtorpan a növekedésed, és bármit is csinálsz nem tudsz a következő szintre lépni. Tanácstalan vagy, hogy mit tehetnél.
  • Semmi nem működik: Már számos stratégiát kipróbáltál, tanácsadók hada járt már nálad és az eredmény az lett, hogy a csapatod gyanakodva fogad minden új próbálkozást.

Vedd észre, hogy mind az öt probléma összefügg, és a megoldás egy hatékony, olajozott szervezet lesz, ami növekedik, méghozzá akkor is, ha nem nézel oda.

Verne Harnish szerint a céged működése 4 oszlopon nyugszik.(https://www.amazon.com/Scaling-Up-Companies-Rockefeller-Habits/dp/0986019526):

  • EMBEREK
  • STRATÉGIA
  • VÉGREHAJTÁS
  • PÉNZ

A jó embereid fogják hatékonyan működtetni a céged, ha kitaláltok a vezető társaiddal egy jó stratégiát, amit kitartóan végre kell hajtani (találkozókkal és kontrollrendszerekkel), és mindehhez nagyon sok pénz kell, mert a növekedés égeti a pénzt. A jó hír viszont az, hogy a hatékony működés termeli a pénzt.

A hatékony működés biztosítása viszont egyedül nem fog menni (most nem az jön, hogy hívj engem és vaskos óradíjért megmondom a tutit.) Amire szükséged van az a KONTROLL:

  • az embereid,
  • a végrehajtás,
  • a vevőid,
  • a szállítóid,
  • a pénzed,
  • és a profitod felett.

A kontrollt pedig az ADATOKból kinyert INFORMÁCIÓ alapozza meg. Ha úgy gondolod, hogy a 21. században jól működő informatikai rendszer nélkül is tudod hatékonyan működtetni és növelni a céged, akkor lehetsz ugyan jó vezető, viszont az én vizsgámon máris megbuktál.

A cégvezetés nem kell, hogy egy állandó küzdelem, idegeskedés legyen és általában napi 12 óra munkát sem igényel. A világban már nagyon sok cégvezető találkozott azokkal a problémákkal, amik most téged foglalkoztatnak, így a legtöbbre van megoldás.

A növekedéssel az a fő probléma, hogy egyúttal a komplexitás is növekszik. Az alábbi ábrán látható, hogy a szervezet növekedésével a lehetséges kapcsolatok száma exponenciálisan szaporodik, és ezek az entitások nem csak az alkalmazottaid, hanem a vevőid, szállítóid, termékeid is lehetnek.

Ha a komplexitás elér egy bizonyos szintet, akkor az előző szint (ahol most vagy) eszközeivel az már kezelhetetlenné válik, és nem tudsz átlépni a következő szintre (ahol lenni szeretnél). Ezért szükséges a cég növekedése során “megugrani” új szinteket, viszont egy-egy ilyen ugrás nem olyan egyszerű.

Az USA-ban 28 millió cég vizsgálatából megállapították, hogy vannak olyan kitüntetett cégméretek, amelyekből statisztikailag sokkal több van, tehát ezek a cégek stabil állapotai. Az alábbi ábrán látható, hogy a stabil állapotok között völgyek húzódnak meg, ami azt jelenti, hogy egy cég vagy megugorja a következő strukturális szintet, vagy visszazuhan az előzőre, esetleg elvérzik a halál völgyeiben és tönkremegy.

Hogy jobban be tudd magad azonosítani (az amerikai éves forgalmak kicsit mások, mint nálunk Magyarországon), a stabil állapotok létszám adatokra vetítve az alábbiak:

  • 1-3 alkalmazott
  • 8-12 alkalmazott
  • 40-70 alkalmazott
  • 350-500 alkalmazott
  • 2500 – 3500 alkalmazott

Ha például Te most egy 50 fős cég ügyvezetője vagy, úgy igen nagyot kell ugranod, hogy a következő szintre lépj, hiszen az már 7x akkora szervezetet jelent. Épp ehhez a növekedéshez biztosít elengedhetetlen támogatást a megfelelő informatikai rendszer.

INFORMATIKAI TÁMOGATÓ RENDSZEREK

A kockásfüzetet átugorva máris megérkeztünk az Excelhez, ami persze ugyanúgy lehet egy támogató informatikai rendszer, főként az első két stabil állapotnál. Már ezeknél a cégméreteknél is fontos, hogy a kialakult üzleti folyamat le legyen követve és ennek során az adatok bekerüljenek az excelbe.

Sok cégvezető elköveti azt a hibát, hogy a következő szinteken is megtartja az Excelt és abban próbálja nyomon követni a folyamatait. Ez igen hamar a növekedés legnagyobb gátja lehet, hiszen a több száz halmozódó táblázat és munkalap egy idő után átláthatatlan adat tengerré válik, vagy épp lesz egy giganagy táblázatod, amit már Te sem látsz át.

Az Excel után a következő lépés egy ügyviteli rendszer bevezetése. Legjobb, ha ez egy integrált vállalatirányítási rendszer. Az integráltság gyakorlatilag azt jelenti, hogy semmilyen adatot nem kell kétszer felvinni a rendszerbe, pl. szállító számlákat egy pénzügyi Excelbe és külön a könyvelésbe. Azonban egy ügyviteli-, vagy vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése sokkal komolyabb feladat, mint az elsőre tűnik. Az implementáció során újra kell gondolni az üzleti folyamataidat (lehetőleg egyszerűsíteni), és ezek a folyamatok fognak megtestesülni az informatikai rendszerben (ha elég rugalmas a rendszer és a szállítód).

Az adatrögzítés idő- és munkaigényes, márpedig ezen a szinten, amikor az automatizáláshoz még nem elég nagy a cég, komoly emberi erőforrást is igényel, ezért tűnhet úgy, hogy egy ERP bevezetése nem hogy egyszerűsíti, hanem épp nehézkesebbé teszi a működést. Sajnos hoznunk kell ilyen áldozatokat a növekedés oltárán, mert az adatok mindenképp szükségesek a növekedéshez (lásd következő fejezet).

A következő szinteken a cégek már olyan kontrolling, üzleti intelligencia rendszert használnak, amelyek a vállalatirányítási rendszerből, a bérprogramból és az Excelekből gyűjtik össze az adatokat, majd vizualizálják ezeket, így lehetőséget biztosítanak az adatok elemzésére.

A szükséges rossz: ERP

A Dyntell fő tevékenysége Magyarországon vállalatirányítási rendszer fejlesztése és bevezetése, ezért – mint a Dyntell egyik vezetője – első kézből világosíthatlak fel arról, miért nem tud teljes lenni önmagában egy ilyen rendszer.

Az ERP bevezetés általában egy igényspecifikációval indul, amit jobb esetben az ügyfél állít össze, rosszabb esetben az IT tanácsadó cég végezte rendszerfelmérés során alakul ki. Az igényspecifikáció legfontosabb része az a néhány mondat, amelyben az ügyfél megfogalmazza, mit akar elérni a rendszer bevezetésével. Noha ezek a célok nem feltétlenül valósulnak meg maradéktalanul, de ha le vannak írva, akkor óriási segítséget jelentenek mindkét fél számára a projekt során.

A folyamatfelmérés után következik a prototípus-rendszer építése, amit aztán bemutatnak az egyes részlegek kulcsfelhasználóinak. A prototípus számtalan módosításon megy még keresztül, mire eléri azt a szintet, amelynek segítségével már le lehet fedni a vállalati folyamatokat. Ugyanakkor már az oktatások és a tesztüzem után elérkezik az az állapot, amikor a rendszert éles üzemben használják és a megrendelések, szállítólevelek, számlák az új ügyviteli rendszerből kerülnek ki.

Időközben jó eséllyel meghaladod a kezdetben kalkulált büdzsét, és az is nagyon valószínű, hogy a kezdeti határidőket messze nem fogjátok tudni tartani. A bevezetési folyamat sajátossága, hogy mindezek nem csak a tanácsadó cégtől függenek, ugyanis az ügyfél és a szolgáltató folyamatosan közösen dolgozik, ezért ha az egyik fél csúszik a határidővel, akkor a teljesítési idők csúszása hatványozódni fog a folyamat során.

Az ERP bevezetésnek számos buktatója van, de tegyük fel, hogy ezeken túljutottál és már az üzemeltetési időszakban vagy. Itt adott havidíjért megkapod a jogszabályváltozásokat és a segítséget a szolgáltató cégtől. Viszont az élet közben változik, és vevőidnek más formátumban van szüksége a bizonylatokra, vonalkódot kérnek a kiszállított árura, optimalizálnod kell a belső folyamataidat és új adatokat kell bevinned a rendszeredbe. Ennélfogva változtatni kell a bevezetett vállalatirányítási rendszeren.

Vegyük a legegyszerűbb módosítást: egy egyszerű kimutatásra – pl. kintlévőségek – szeretnél feltetetni egy plusz oszlopot, mert azt is látni akarod, hogy az adott cég, aki tartozik neked milyen éves forgalmat bonyolít nálad. Felveszed a kapcsolatot a vállalatirányítási rendszer fejlesztőjével, megfogalmazod mit szeretnél és ők adnak egy igen borsos árajánlatot a megvalósításra.

Bár ilyenkor valószínűleg úgy érzed, hogy át akarnak vágni és a sokadik bőrt akarják lenyúzni rólad, el kell áruljam – mivel én belülről, a szoftverfejlesztő cég oldaláról látom ezt a folyamatot -, hogy noha egyszerűnek tűnik, valójában ez egy nagyon erőforrásigényes feladat. A fő probléma az ERP adatkezelési filozófiája, ami minden tranzakciókezelő rendszerben azonos: nem arra lett kitalálva, hogy gyorsan és rugalmasan lehessen változtatni a beégetett folyamatokon.

Végül úgy döntesz, megrendeled a plusz oszlopot a kimutatásra, ki is fizeted a díj felét, hogy elkezdjék a munkát, majd vársz, vársz és… vársz. Röpke hetek, hónapok alatt elkészül az új fejlesztés és amikor megkapod és teszteled majdnem agyvérzést kapsz, mert rájössz, hogy hibásan számol a program. Miután reklamálsz a fejlesztő megmagyarázza neked, hogy nem jól specifikáltad az igényedet és úgy is lehetett érteni, ahogy ők számolják ezt az összeget. És kezdődik elölről az egész…

Nos, egy BI segítségével ugyanez a feladat néhány perc, de legfeljebb néhány óra, és akár Te is meg tudod csinálni magadnak. Mindezen küzdelmek mellett az ERP egy kihagyhatatlan lépcsőfok, ami nélkül nincs értelme a BI-nak sem, mert az rá épül, illetve azokra az adatokra, amiket az ERP segítségével gyűjtünk és menedzselünk. Következésképp az ERP bevezetésen egyszerűen túl kell esni.

5 TESZTKÉRDÉS

Most pedig következzék informatikai rendszered vizsgája, amely egyúttal a Te vizsgád is. Épp ezért légy őszinte magadhoz, mert ha a teszteken nem mész át, úgy jelenlegi rendszered a növekedéshez sem lesz elég jó.

Teszt1: Minden munkaterületen kérdezd ki egy kollegádat, hogy milyen napi problémái vannak és melyek azok, amelyek adminisztrációval kapcsolatosak (számlázás, dokumentumok kezelése, raktárnyilvántartás, stb.). Figyelj nagyon és hallgasd meg, hogyan lehetne jobban csinálni.

Teszt2: Keress egy komolyabb ügyviteli problémát (pl.: egy nagyobb projekthez tartozó összes dokumentum összegyűjtése, vevői reklamáció visszakövetése, árfolyamveszteség kimutatása, visszáru pénzügyi kezelése, stb.) Ha gond nélkül le tudja kezelni ezt a jelenlegi rendszered, akkor azon a területen minden rendben.

Teszt3: Milyen pontosan tudod az önköltségedet/profitodat? Légy őszinte magadhoz! Szorozd meg ezt a pontatlansági százalékot az éves bevételeddel, és ha a kapott összeget jelentősnek ítéled, akkor biztosan ERP-re van szükséged.

Teszt4: Tegyél fel egy fogós kérdést az egyik alkalmazottadnak, pl.: Mennyi árrésünk volt összesen az X termékünkön az Y projekten?. Mondd, hogy nagyon sürgős a válasz és mérd az időt, ami alatt megkapod, és nézd meg alaposan, hogy mennyire pontos az eredmény.

Teszt5: Mennyire tudod Te és a munkatársaid fejben tartani a határidős és egyéb eseti feladatokat? Kapsz üzenetet arról, ha például egy szállítólevél 1 hétig nincs leszámlázva?

MI VAN HA NEM JÓ AZ ÜZLETI RENDSZERED?

Van már bevezetett ERP rendszered, mégis napi szinten sok problémát okoz? Olykor nagyobb problémák, máskor bosszantó apróságok, viszont folyamatosan energiát von el a kollégáidtól és tőled a rendszer üzemeltetése? A plusz igényeid lassan és költségesen készülnek el? Mire bekerül egy módosítás, gyakran már meg is találtad a kiskaput, amely szükségtelenné teszi? Ugyan nem ég a ház, de nem egyszer elgondolkodtál már azon, hogy le kellene cserélni a vállalatirányítási rendszert (persze ilyenkor összeszorul a gyomrod, mert még mindig élénken él emlékeidben, mi volt az előző bevezetésnél..).

Ha magadra is ismertél a fentiekben, nyugodj meg, nem vagy egyedül ezzel a helyzettel. Sőt állítom, hogy ez normális egy testreszabott vállalatirányítási rendszer esetén. Mi több, a megoldás legtöbbször nem a teljes rendszer lecserélése, hanem a hibás folyamatok áthidalása, automatizálás és a kontrolling erejének a használata.

Ezt pedig egy másik szoftverrel tudod megtenni, nevezetesen az üzleti intelligencia vagy BI (Business Intelligence) rendszerrel. A jó hír, hogy ennek az ára töredéke egy vállalatirányítási rendszernek; bevezetése pedig össze sem hasonlítható utóbbival, lényegesen egyszerűbb és fájdalommentesebb. Gondolj mindjárt arra, hogy míg az ERP bevezetéshez akár több tucat munkatársadat kell heteken át betanítani, addig a BI-hoz elég 2-3 felhasználó, így a bevezetése is megy, mint kés a vajban.

Sok olyan funkció van, ami általában az ERP rendszerből is elérhető, de a BI rendszerben sokkal egyszerűbben és rugalmasabban állítható be. Az ERP fejlesztések lassúak és drágák, a BI riportokat viszont akár Te magad is össze tudod rakni és nem esel abba a csapdába, hogy mire elkészül kiderül, egészen mást akartál.

Néhány példa arra, hogyan lehet foltozni az ERP funkcióhiányait:

  • Kötelező mezők beállítása problémás lehet az ERP-ben, főleg akkor, ha pl. egy új cikk felvitelénél meg kell vizsgálni számos körülményt, miszerint az adott mező kötelező-e. Ezért sok ügyfelünk üzleti intelligencia rendszert (BI) használ a kötelező mezők kiváltására: például ha úgy kerülnek be a cikkek, hogy nincs könyvelési cikkcsoportjuk vagy kontírozás típus, úgy a beállított riasztás küldi a pénzügyi vezetőnek a listát hetente.
  • Sokszor nincs arra sem lehetőség, hogy egy cég végigkövesse ERP-ben egy vevői rendelés bizonylati láncát. Több rendelésből szállítólevél vagy picklista, több szállítólevélből több számla – ki tudná azt követni, hogy az adott cikk valóban le lett-e számlázva? Van aki tétel/fej szinten akar erre kimutatást, hogy sorban lássa melyik vevői rendelésből melyik szállítólevél készült el, melyik picklistából melyik szállítólevél, melyik szállítólevélből készült számla, és mindezt egy táblázatban, soronként.
  • Máskor egy riport abban segít a könyvelőnek, hogy ellenőrzi, adott bizonylatokhoz tartozó könyvelési bizonylatok megfelelő periódusra esnek-e, illetve egyáltalán minden bizonylat könyvelve van-e.

Bizonyos esetekben egy BI sokkal rugalmasabb tud lenni, mint az ERP:

  • Sok helyen használatos a fizetési felszólítás vagy korosított számlakimutatás. BI-ból használva sokkal több lehetőségünk van a személyre szabásra.
  • Mások arra kérnek kimutatást, hogy minden értékesítő megkapja a hozzá tartozó ügyfél kifizetetlen számláit, és hogy ezt automatikusan küldje ki a szoftver az e-mail címekre, mindenkinek csak a sajátjait.
  • Egy következő eset a dolgozókkal kapcsolatos kimutatások, hiszen általában több folyamathoz van a dolgozó hozzárendelve, pl: bizonylaton, a bizonylat albizonylatán, szerződésen. A BI rendszerben könnyen szabályozható, mikor, honnan, melyik dolgozóval kell számolni.
  • Ugyanez érvényes az értékesítőkre is. Van olyan cég, ahol az értékesítő a dolgozó mezőben szerepel, ha az üres, úgy a munkapontnál levő értékesítővel, ha az is üres, akkor a cégnél lévő értékesítővel kell számolni.
  • Jutalékrendszerben vagy teljesítménybérnél a fizetések kiszámításánál is lehet nagy segítség a BI, mert a fizetést mindenki más rendszer alapján akarja számolni, más képletekkel, más feltételekkel.
  • Van olyan ügyfelünk, aki csak azért rendeli be a készleteket egy BI kimutatás alapján, mert a korábbi évek készletmozgásait szereti dinamikusan megjeleníteni.

Egy jó BI-al a riportok elkészítését és a megfelelő emberek számára történő eljuttatását egyszerűen automatizálhatod. Az érzés olyan, mint amikor az Excelben dolgozol: viszont a lehetőségeknek csak a képzeleted szab határt.

A kontrolling és a BI fogalma

Ahogyan azt minden cégvezető – köztük remélem Te is – elismeri, hogy a kontrolling elengedhetetlenül fontos! Valószínűleg azzal is tisztában vagy, hogy ez amolyan ellenőrzés-féle, amivel a például a pénzügyeidet tudod figyelemmel kísérni (igen, hangsúly a figyelmen). Talán arról is hallottál már, hogy “amit nem tudsz mérni, azt nem tudod javítani”, és minden bizonnyal mutattak már neked dizájnos műszerfalakat grafikonokkal, térképekkel és mérőműszerekkel, amelyek az egyes a mutatószámokat szemléltetik.

Eljátszottál már valaha a gondolattal, hogy minden reggel, amikor leülsz az irodádban a számítógéped elé (vagy épp előveszed a telefonod), ezen a műszerfalon kövesd a céged fontosabb számait? A jelenlegi ERP-d ugyanis ezt nem tudja biztosítani maradéktalanul. Ha még nem jutottál el addig, hogy a tettek mezejére lépj és egy komoly kontrolling rendszert építs ki a cégedben, akkor ajánlom figyelmedbe a következő bekezdést.

Business Intelligence (BI, bí-áj), üzleti intelligencia, döntéstámogatás, vezetői információs rendszer, kontrolling – mind ugyanazt jelentik: egy eszközt, amellyel adatvezéreltté (lásd alább) tudod tenni a cégedet. Az üzleti intelligencia fókuszában manapság az adatok vizualizációja áll, ugyanakkor ha adatvizualizációról hallunk, ösztönösen színes grafikonokra gondolunk. Noha vagány dolog, amikor pl. az értékesítőid teljesítményét látod egy színes oszlopdiagrammon, de ezt az információt általában az ügyviteli rendszeredben is lekövetheted (bár ott nem fognak pörögni-forogni a grafikonok).

A BI rendeltetése ott kezdődik, ahol az ERP-é véget ér: amikor olyan információt tudsz kinyerni általa, ami az ügyviteli rendszeredben szinte elérhetetlen. Ha végigolvasod az oldalunk cikkeit (főleg az esettanulmányokat), sok ilyen példával találkozhatsz, én most az egyik legfontosabbról szeretnék írni, ami a vállalkozások legfontosabb mutatószáma: a profit.

Valószínűleg látod a céged összesített nyereségét, vagyis tudsz egy számot az elmúlt évre, de az elmúlt hónapra ez a profitérték már homályos. Azt viszont nem fogod tudni kinyerni a vállalatirányítási rendszeredből, hogy tegnap mennyi pénzt csinált a céged, és az mennyivel több vagy kevesebb, mint tegnapelőtt. Még kevésbé látod, hogy mennyi a profit termékcsoportonként vagy dolgozóidra, projektjeidre, gépeidre leosztva.

Fontos, hogy megértsd, én nem árrésről beszélek, amit valószínűleg tudsz listázni a jelenlegi rendszeredből. Számos forrásból érkezhetnek bevételek és mindezeket sok helyre költöd, viszont ahhoz, hogy tisztán láss, a teljes rendszert ismerned kell, pontosan minden szegletét.

Ez gyártó és szolgáltató ügyfeleinknél igen bonyolult tud lenni, de van olyan nagykereskedőnk is, ahol több, mint 100 különböző adatforrásból érkeznek az adatok az önköltségszámításhoz, viszont ott már egy letisztult grafikonná egyszerűsödnek. Ezt lehetetlen kivitelezni Excelben vagy egy ERP-ben, ugyanis sokszor ezek az adatforrások dinamikusan változnak.

Jó az Excel is kontrollingra?

Kisebb szervezeteknél akár jó is lehet, de számos korlátja van:

  • Adatmódosítás/szcenáriók
    Az Excelben hordozott adatok esetében ha szcenáriókat akarunk eljátszani, vagy módosított formában akarunk valamit kimutatni vagy számolni, akkor vagy az eredetit kell módosítanunk, vagy le kell másoljuk az egészet, ami elég körülményes csak azért, mert épp másképp akarunk megnézni valamit. Ezzel szemben a BI-ban mindig egy helyen hozzáférhető az összes adat, amely a felületen (meta szinten) akármilyen formában variálható, lekérdezhető. Szcenáriókat játszhatunk el anélkül, hogy az érintené az adat igazi szerkezetét, hisz ez egy adat feletti rétegben zajlik.
  • Számított mezők
    Egy Excel fájlban a legkisebb módosítás is felboríthatja akár az összes számítást, amit a cellákban végzünk, ráadásul nem is kapunk erről figyelmeztetést (pl.  kapcsolódó ‘táblák’ vagy számított mezők kapcsolódnak ehhez az adathoz). A BI-ban ugyanezt a hibát jóformán lehetetlen elkövetni.
  • Valósidejűség
    Egy Excel file mindaddig blokkolt, amíg valamilyen más szoftver olvas belőle, ezért nem igazán praktikus rendszerek összekapcsolásánál. Az Exceles kontrolling módszere, hogy napról napra kiexportálgatjuk adatainkat az ERP-ből, ami nemcsak időrabló, de folyamatos hibázási lehetőséget is jelent. A BI-ban automatikus adatszinkronizáció biztosítja az adatok frissességét.
  • Adatmennyiség
    Egy Excel vagy munkalap korlátolt a rekordok és az oszlopok számát tekintve is (1 millió rekord felett már meghal). A BI tetszőleges mennyiségű adatot, akár több milliárd rekordot kezel.
  • Vizualizálási lehetőségek
    Az oszlopgrafikont magabiztosan kezeli az Excel, viszont a többdimenziós vizualizálásnál már komoly korlátai vannak, nem beszélve pl. a térképen megjelenítendő adatsorokról.
  • Mélységi adatelemzés
    Az összefüggések elemzésénél az Excelben tábláról táblára vagy mezőről mezőre ugrálva képletelemzésre lehet szükség, míg egy BI-ban a lefúrással másodpercek alatt elérhetünk a forrás adatokhoz, akár tranzakció szintig.
  • Biztonság
    Excel esetén az adatok, számítások, képletek logikája is egy fájlban van tárolva. Aki hozzájut egy ilyen fájlhoz, annak mindene megvan, hogy visszafejtse akár az üzleti logikát is. A BI-ban a tárolás speciális logika szerint történik, ráadásul ezek titkosíthatóak. Van lehetőség ütemezett mentésekre, ráadásul elég ha csak a logika van meg abból: egy adatszinkronnal bármikor visszaépíthető a teljes BI adathalmaz vagy kimutatás ami rá épül.
  • Jogosultságkezelés
    A BI-ban mező és tábla szinten el tudom dönteni, hogy milyen felhasználó mit láthasson. Míg az Excelben autentikáció hiányában erre nincs lehetőség. BI-ban pl. könnyen el tudom rejteni a bér adatokat egy részlegtől, aki viszont ugyanabból a forrásból dolgozik, mint mondjuk én, aki látom. Ezzel erőforrást is spórolok, mert csak egy halmazom van a háttérben, és egy szinkronnal mindenki számára jön a friss adat, de mégse lát mindenki mindent.

Mit jelent az adatvezéreltség?

Biztosan hallottad már a fogalmat, és erről is biztosan van egy képed, például amit a Feledés című Tom Cruise-os filmben láttál.

Oblivion dashboard

A BI képes azonnali üzeneteket küldeni ilyen események bekövetkeztekor és ami a legjobb, hogy – mivel erre van kitalálva – nagyon egyszerűen és gyorsan paraméterezhetőek az ilyen figyelmeztető üzenetek. A lean szemléletű szervezeteknél arra használják ezt a funkciót, hogy ha felfedezik, hogy valami nem jól működik, akkor a BI-ban beállítanak erre egy riasztást, figyelmeztető üzenetet, hogy ha legközelebb ilyen előfordul, akkor időben értesüljön róla a vezető. De a marketing is tudja használni az adatvezérlést, amikor a rendszer automatikus formázott levelt küld az ügyfélnek egy bizonyos vásárlás vagy egy bizonyos aktivitás után a webodalon.

Miért nem tudja ezt az ERP?

Az ERP tranzakciókat kezelő rendszer és egészen más a struktúrája, az adatok tárolási mechanizmusa, így nem alkalmas arra, hogy rugalmasan és gyorsan lehessen új szempontok szerint lekérni az információkat. Az ERP feladata, hogy az adatok felvitelét biztosítsa és a bevezetésekor kialakuljon egy olyan folyamat a cégedben, amit a rendszered lekövet és a folyamatos adatfelvitel így megoldott. Vagyis azt a rendszert az adatok felvitelére és tárolására tervezték és nem a dinamikus adatlekérésre.

Természetesen van arra lehetőség, hogy az ügyviteli rendszeredben megvalósíthass egy egyedi kimutatást, ami a Te szád íze szerint mutatja meg az információt, de ennek a lefejlesztése elég költséges és időigényes, ráadásul a kész kimutatás nem lesz valami gyors, mert abból az adattárolóból dolgozik, ahol nem az információkinyerés, hanem az adatbevitel az elsődleges.

A modern BI rendszerek viszont bármilyen vállalatirányítási rendszer adatbázisához tudnak kapcsolódni és szinkronizáció segítségével átemelik az adatokat a saját, analitikai alapú adatbázisukba és onnantól van egy rendszered, ahol villámgyorsan le tudsz kérdezni új szempontok szerint egy információt.

Mire jó ez nekem?

A BI pénzt fog termelni Neked.
Az egyik ügyfelünknél, amikor beállítottuk az alerteket (figyelmeztetéseket) arra, hogy jelezze a ki nem állított szállítóleveleket, a rendszer az elmúlt 3 évből azonnal kilistázta azokat a tételeket, amik ki lettek szállítva, de a pénzügy elfelejtette kiszámlázni őket (kb. 30 millió Ft volt!). Ez egy tipikus példa arra, ahogy a BI megtérül, mielőtt még igazán be lenne vezetve.

Több példát tudnék arra is mondani, hogy az önköltség-elemzés során kiderült, hogy az adott terméken az ügyfélnek messze nincs annyi profitja, mint ahogyan ő azt korábban gondolta, és egészen máshol keresi meg a cég a pénzét. Az ilyen esetekben a termékportfólió átszervezésével gyors és brutális profitnövekedés érhető el.

Számos nagykereskedő arra használja a BI rendszerünk előrejelzési funkcióját, hogy pontosan meghatározza mi az optimális készletszint, amit az adott boltjában a készleten kell tartania. A fogyások múltbeli adataiból ugyanis mesterséges intelligencia technológiákkal előrejelezhető, hogy pl. mennyi kifli fog fogyni holnap, vagy mennyi kötőelemet fognak rendelni a jövő hónapban.

Míg az ERP-d bevezetése egy pénzügyi katasztrófa volt, és ma sem tudod, hogy a befektetett pénz azóta megtérült-e már, a BI már az első naptól termeli a pénzt és nagyon gyors megtérülési görbéket mutat. Ezért vállalkozunk arra bizonyos ügyfeleinknél, hogy profitgaranciával kössük meg a szerződésünket a BI-ra, vagyis nem csak azt vállaljuk, hogy a BI bevezetés megtérül, hanem azt is, hogy rövid idő alatt megnöveli a profitot.

Nekem nincs olyan emberem, aki ezt kezelné

Teljesen általános, hogy milliárd forintos forgalom alatti cégeknél nincs külön informatikus, aki támogatná a vezetőket a döntéseikhez szükséges információ kinyerésében. Persze jó ha van ilyen, de a BI rendszer használatához nincs szükség adattudósra. A rendszer legnagyobb előnye éppen az, hogy a vezetőid önállóan tudják használni, szűrni tudnak az adatok között, le tudnak fúrni a negyedéves bevétel adatokba, hogy megnézzék honnan ered a kiugró érték és egyszerűen egy új pivot táblát tudnak generálni.

A modern BI rendszerek ugyanis önkiszolgáló jellegűek, azaz egy rövid oktatás után a rendszer felületén drag&drop eszközökkel össze tudsz rakni pl. egy olyan térképet, ahol a területi megoszlásban látszik pl. az üzletkötőid által eladott termékek árrése.  Az adatforrások bekötéséhez, számított mezők definiálásához persze szükség lehet felkészültebb informatikusra, de a Dyntell tanácsadói felépítik ezt a háttér-rendszert, Neked csak használnod kell.

50 alkalmazott felett a megoldás: BI

Milyen problémáidra jelenthet megoldást egy üzleti intelligencia rendszer?
Egy fejszével be lehet verni egy szöget, fegyverként is használható, de alapvetően a favágásra találták ki. A BI hasonlóan egy multifunkciós eszköz, de amiben a legjobb az a profitnövelés. A bevételed megsokszorozható egy jó stratégiával, fenntartható egy jó szervezeti és informatikai rendszerrel, de megfelelő elemző eszköz nélkül lehetetlen a profitodat kimaxolni. 1 Mrd forint forgalom felett minden nap százezreket buksz már egy hasonló eszköz nélkül, ezért mi azt vállaljuk a Dyntellnél: kössünk garanciális szerződést arra, hogy százalékosan kétszámjegyű növekedést érünk el a profitodban.
Vizualizálj egy nagy zsákot aranyporral megtömve, ami a fő raktárad/gyártóüzemed/irodád közepén van felfüggesztve, melyen apró lyukakból folyik ki az aranypor. Ha odaszaladsz, egy-két lyukat még be tudsz fogni az ujjaddal, de ugye Te is érzed, hogy nem ez a leghatékonyabb megoldás.

Egy megfelelő, figyelmeztető üzenetküldéssel ellátott üzleti intelligencia rendszer figyelmeztet arra, hogy ha valami nem úgy megy a cégedben, ahogy kellene. Az adatok, illetve az adatok hiánya egyértelműen megmutatja, hogy milyen folyamataid vannak rendben és mivel lehet probléma. Nincs más teendő tehát, mint egy automatizált üzenet küldése a megfelelő középvezetődnek, ami egy jó BI-ban néhány másodperc alatt beállítható, akár workflow-szerűen.

Biztosan rájöttél már Te is, hogy a könyvelésed a NAV-nak, esetleg a bankodnak készül, pedig az lenne a feladata, hogy a tulajdonosnak és vezetőknek infót adjon. Olyan dolgoknak kellene kiderülnie belőle, hogy nyereséges-e a céged vagy milyen profitod van az egyes termékcsoportokon. Kevés olyan KKV-t láttam Magyarországon, ahol ez tisztán és világosan látszott volna.

Ez nem a könyvelőd hibája, de még csak nem is a könyvelő szoftveré. Az önköltség elemzés egy fontos tudományág, ahol onnan indulunk, hogy az értékesítési árból levonjuk az alapanyag költséget vagy beszerzési árat, míg az elemzés vége szinte elvész a végtelenbe, hisz a költséged minden elemét leoszthatod a bevételedre és a bevételed a legkülönfélébb metszetekben elemezheted.

Ha már majd úgy ismered az önköltségedet, mint a tenyeredet, akkor pontosan látni fogod, hogy az egyes költségelemek optimalizálása milyen hatással van az összprofitodra – ezt egy kockás papíron már nem lehet kikalkulálni, de legtöbbször egy Excelben sem. Sok cégvezető érzésből nyirbálja a költségeit, viszont így a profit csekély növekedését éri csak el, viszonylag nagy áldozatok árán.

Itt olvashatod el Zsolt történetét, aki igencsak sokat profitált a BI bevezetéséből, méghozzá a legegyszerűbb profitelemzéssel, amit néhány nap után láthatsz egy BI bevezetése után.

Ne szívasd meg újra magad!

Oké, a feladat tehát adott: keressünk egy BI-t (bármi is legyen az). Első dolgod, hogy körbekérdezel az ismerős fejlesztő cégek között és természetesen a jelenlegi ERP szállítódat is megkérdezed.

Na most azt tudnod kell, hogy a BI olyan az IT cégeknél, mint a szex a tiniknél. Rengeteget tudnak beszélni róla, de igazán csak kevesen csinálják. Hogy meggyőződj arról, hogy az ismerősöd tényleg meg tudja oldani a problémáidat (és nem csak egy színes rajzolótáblája van a rendszeréhez), az alábbi csekklistán javaslom menj végig vele, mielőtt egy fillért is fizetsz neki:

  • Bármilyen szuper vállalatirányítási rendszered van, egy csomó fontos adatod Excelekben, táblázatokban található. Az üzleti intelligencia szoftverek alapvető képessége, hogy többféle adatforráshoz kapcsolódva egybe tudják gyúrni az adatokat a megegyező mezők mentén. Lehetőséged van például az üzletkötőid premizálására úgy is, ha a jutalék százalékokat egy Excelben tartod, de a forgalmak az ügyviteli rendszerből jönnek.
  • Ha már több adatforrás, úgy arra is kell gondolnod, hogy a könyvelőd vagy bérszámfejtőd lehet más rendszert használ, mint a céged alap vállalatirányítási rendszere, amelyeket szintén be kell tudni kötni a BI-ba. És milyen jó lenne ha a weboldalad látogatottsági adatai, az Google Adwords és Facebook hirdetési kampányokra költött pénzek, neadjisten a weboldalak betöltődési sebessége is megjeleníthető lenne ugyanabban a grafikonban, mint az ERP-ből jövő adatok.
  • A BI egyik legfontosabb fegyvere, hogy nem csak szolgai módon megjeleníti az adatokat, hanem azokkal műveletek, elemzések végezhetők. A legegyszerűbb módja ennek a kalkulált mezők kialakítása, ahol a különböző adataiddal akár egészen bonyolult műveleteket is végrehajthatsz. Az igazi csodafegyver mégis a mesterséges intelligencia, amivel meg tudod jósolni (többek között), hogy melyik vevőd készül elhagyni éppen és milyen forgalmad várható a következő hónapban (a korábbi adatok és a külső, összefüggő adatok alapján).
  • A torta- és oszlopdiagram szemléletes, ha komolyan gondolod az adatvizualizációt, úgy sok más grafikon-típusra is szükséged lesz. Talán az egyik legbeszédesebb típus a térkép, ahová felrakhatod a különböző regionális adataidat. Egyik ügyfelünk épp egy térképgrafikon kivetítésekor világosodott meg az első nap – amikor adatait rákötöttük a BI-ra – a legfontosabb vevői adatainak európai eloszlásáról.
  • A lefúrás valami olyasmit jelent, hogy rákattintasz egy diagram-elemre (pl. egy oszlop) és az adott elemet tartalmazó adatok tovább bomlanak valamilyen más szempont szerint. Például egy évenkénti bevételt le lehet fúrni havi bevételekre, üzletkötőnkénti bevételekre, vevőnkénti bevételekre, majd az egyedi bizonylatokra. Értékesítési bemutatón történt, hogy rákötöttük egy ügyfelünk adataira a BI-t, és megjelenítettük a bevételezett alapanyagok értékét. Az egyik készletcsoportban egy nagyon magas oszlopot láttunk, ez az ügyfélnek tűnt fel, hogy “vajon az az oszlop miért olyan nagy?”. Belefúrtunk, lementünk bizonylat szintig és kiderült, hogy a múlt havi bevételezésnél egy nullával többet ütött az adminisztrátor az eurós bevételezési árhoz az egyik számlatételen.
  • Ha komolyabban használtad már az Excelt, akkor biztos emlékszel a pivot táblákra. Ezek az elemző táblák a legjobb eszközök egy analitikus ember kezében (ha Te nem vagy az, remélem vannak ilyen vezetőid). A profitelemzésre például ez egy kiváló eszköz és mi nagyon szeretjük, mert nagyon gyorsan a mélyére lehet ásni a problémáknak, egyúttal jól lehet prezentálni az ügyfél számára is.
  • Többször szó volt már a megfelelő üzenetkezelésről. Annak ellenére, hogy sok BI úgy tartja, ez nem klasszikus üzleti intelligencia funkció, szerintem alapvető kontrolling eszköz. Szintén egy értékesítési bemutatón történt, amikor az egyik kolléga összerakott egy kimutatást arról, hány olyan szállítólevél van, ami nem volt soha kiszámlázva. Összesen több mint 5 millió forint értékű ilyen szállítólevelet hozott fel a lista, mire az ügyvezető felpattant és rögtön elkezdett telefonálgatni. Ez az az eset, amikor a BI már akkor megtérül, mielőtt még használni kezdted volna. Szóval állíts be egy üzenetküldést arra, ha 3 napig nincs kiszámlázva egy szállítóleveled! Vagy ha szállítási határidő (vagy fizetési határidő) letelt küldhet a rendszer automatikus riasztásokat nem csak a saját kollégáidnak, hanem akár a partnereknek is.
  • Nem kötelező, de jó ha a terveidet is a BI-ban tudod tartani. Ha az éves, negyedéves vagy havi terveidet a BI-ban rakod össze, akkor a valós adataiddal folyamatosan össze tudod hasonlítani és sokkal gördülékenyebbek lesznek a vezetői megbeszélések.
  • Ha az adott BI mindezeket a funkciókat tudja, akkor le kell tesztelned a BI mögött lévő csapatot. Add nekik oda egy problémádat, csináljanak rá vizualizációt és küldjék el neked e-mailben! Érdemes komolyan venned ezt a feladatot és olyan kérdést feltenni, ami valóban érdekel és nem lehet triviálisan kinyerni az ügyviteli adatok közül. Egy ilyen feladatnak bele kell férnie az IT cég értékesítési büdzséjébe, szóval ezért a jobbaknál fizetned sem kell.

Ha mindezen a vizsgán átment a szállítód, úgy bátran belevághatsz a projektbe. Természetesen a rendszer ára is számít, de azt soha ne felejtsd el, hogy Te most egy olyan eszközt veszel, amivel pénzt fogsz keresni, méghozzá sokkal többet, mint amibe a BI kerül, a céged pedig feltarthatatlanul fog haladni a növekedés útján.

KÉRDÉSED VAN?

Lépj velünk kapcsolatba!

Mobil: +36 (70) 771-1237

Email: info@dyntellbi.com

Szeretnénk megkönnyíteni a dolgod, így arra kérünk add meg adatait, hogy munkatársunk mielőbb felvehesse veled a kapcsolatot!

0 hozzászólás

Egy hozzászólás elküldése

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

KÉRJ INGYENES
ÜZLETI RENDSZER FELMÉRÉST

A látogatás során szakértőnk felméri, hogy a cég jelenlegi informatikai rendszere mennyire tudja ellátni információval a döntéshozókat.






Elolvastam és elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot.

KAPCSOLÓDÓ CIKKEK

Ne vegyél robotot! – Itt az igazi Ipar 4.0

Mi az Ipar 4.0? Képzelj el egy önvezető autót, ami nem csak a munkába visz el, hanem amíg Te dolgozol megtankol és bevásárol az áruházban, majd érted jön a munkaidő végén. És most képzeld el a gyártó cégedet, amint önmagát vezeti. Meghozzá azokat az operatív...

Ösztönös cégvezetés helyett válaszd az adatelemzést.
Hozz megalapozott üzleti döntéseket a megfelelő időben, a megfelelő adatok alapján.

1117 Budapest INFOPARK, Gábor Dénes u. 2. D/I

4024 Debrecen, Csapó utca 28. Pulykakakas irodaház

info@dyntellbi.hu

KAPCSOLATFELVÉTEL




Elolvastam és elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot.

Copyright 2019 © Dyntell Magyarország

ERP

MESTERSÉGES INTELLIGENCIA / BI


Elolvastam és elfogadom az adatvédelmi nyilatkozatot.



Ne vegyél robotot! – Itt az igazi Ipar 4.0

Ne vegyél robotot! – Itt az igazi Ipar 4.0

Mi az Ipar 4.0? Képzelj el egy önvezető autót, ami nem csak a munkába visz el, hanem amíg Te dolgozol megtankol és bevásárol az áruházban, majd érted jön a munkaidő végén. És most képzeld el a gyártó cégedet, amint önmagát vezeti. Meghozzá azokat az operatív...

További cikkek >


Nincs találat

A keresett oldal nem található. Próbálja meg finomítani a keresést vagy használja a fenti navigációt, hogy megtalálja a bejegyzést.

További cikkek >

További cikkek >


Ne vegyél robotot! – Itt az igazi Ipar 4.0

Ne vegyél robotot! – Itt az igazi Ipar 4.0

Mi az Ipar 4.0? Képzelj el egy önvezető autót, ami nem csak a munkába visz el, hanem amíg Te dolgozol megtankol és bevásárol az áruházban, majd érted jön a munkaidő végén. És most képzeld el a gyártó cégedet, amint önmagát vezeti. Meghozzá azokat az operatív...

További cikkek >



Costa Coffee esettanulmány

Az L-Coffee Kft. 2011-ben alakult, a brit Costa kávéház lánc magyarországi képviselője, 29 üzlettel itthon, főként Budapesten és környékén. Az L-Coffee Kft. az egyes kávézóik (Costa Coffee) forgalmát egymástól függetlenül rögzítő kasszarendszereik leváltására keresett központosított…



F.M.F. esettanulmány

Az F.M.F. Fém-és Műanyagfeldolgozó Kft. 1991-ben alakult Püspökladányban. Termékeik közt találhatók folyadékgyűjtők, kiegyenlítő tartályok, légtartályok, hidrogéntároló tartályok és szerelt hűtőberendezések. 2017-ben a céget megvásárolta az amerikai, 30 Mrd USD bevételű Johnson Controls cégcsoport.



SCADA ESETTANULMÁNY

A SCADA Kft.-t két, több évtizedes olajipari tapasztalattal bíró mérnök, Papp Zoltán és Tornyi László alapította 1995-ben azért, hogy ipari termelő vállalatok számára irányítástechnikai, mérnöki szolgáltatásokat nyújtsanak. 2014-re a vállalat 100%-os tulajdonrészt szerzett az ugyancsak ipari…